Zarządzanie korespondencja

Każda sprawa w systemie ma nadany unikalny adres e-mail. Pozwala on na automatyczną rejestracje przychodzącej wiadomości do konkretnej sprawy. Każda przychodząca wiadomość może odnosić się wyłącznie do jednej sprawy.

System odpowiedzialny jest za podstawowe operacje związane z zarządzanie korespondencją. W przypadku wysyłki jakiejkolwiek wiadomości z systemu w danej sprawie jest wykorzystywany unikalny adres e-mail.

Pole daty wiadomości identyfikuje czas rejestracji odpowiedzi przez system Stowarzyszenia. Nie jest to równoważne z czasem doręczenia do Stowarzyszenia, a także z czasem wysłania wiadomości przez instytucje ze względu na sposób działania poczty, która pozwala na dużą manipulacje tymi danymi. W przypadku chęci poznania czasu odpowiedzi przez urząd masz możliwość pobrania kopii wiadomości e-mail i otwarcia jej w programie pocztowym np. Thunderbird.

Uprawnienia

System Obywatelskiego Fedrowania Danych umożliwia zarówno wysyłkę korespondencji, sporządzenia na nią odpowiedzi, a także podstawowe mechanizmy recenzji projektów wiadomości poprzez pozostawienie wiadomości do przejrzenia przez osobę uprawnioną do wysyłki wiadomości.

Istnieją następujące uprawnienia związane z obiegiem korespondencji:

Może odpowiadać

uprawnia do bezpośredniej wysyłki wiadomości do urzędu, a także do zatwierdzenia istniejących projektów wiadomości

Może dodawać szkic odpowiedzi

uprawnia do tworzenia w danym monitoringu w ramach spraw szkiców odpowiedzi, które nie są wysyłane do urzędu, ale mogą zostać zatwierdzone przez osobę o stosownych uprawnieniach

Może usuwać list

uprawnia do usuwania dowolnych wiadomości zarejestrowanych w systemie, które może być także wykorzystane do odrzucania szkiców wiadomości

Może edytować list

uprawnienia do edycji dowolnej wiadomości zarejestrowanej w systemie, także zarejestrowanej i pochodzącej od urzędu.

Sporządzanie odpowiedzi

Aby udzielić odpowiedzi na list zarejestrowany w systemie przejdź na stronę sprawy, gdzie został on opublikowany. Następnie kliknij w jego tytuł, aby przejdź na stronę danego listu. U góry dostępny jest przycisk “Odpowiedź”, który pozwala sporządzić tekstową odpowiedź do urzędu. Formularz (stosownie do uprawnień) może posiadać następujące przyciski zatwierdzania:

• Zapisz szkic - pozostawia daną wiadomość do przejrzenia przez użytkownika i nie wysyła jej do urzędu, jednak publikuje ją na stronie

• Wyślij odpowiedź - wysyła wiadomość do urzędu, który jest właściwy w danej sprawie.

Hint

Jeżeli opcja “Odpowiedź” jest niedostępna - skontaktuj się z operatorem monitoringu, aby uzyskać stosowne uprawnienia.

Dziennik wiadomości

W przypadku wychodzących wiadomości poczty elektronicznej rejestrowane są dane na temat transmisji wiadomości pochodzące z interfejsu programistycznego dostawcy usług Emaillabs.pl. Dane te są przez system automatycznie aktualizowane raz dziennie, co pozwala uzyskać informacje o stanie wiadomości wysłanych w Fedrowaniu.

Dzienniki możliwe są do przejrzenia z poziomu monitoringu i z poziomu sprawy. Aby się z nimi zapoznać przejdź do zakładki “Zobacz dzienniki” na odpowiedniej podstronie. Uzyskasz zestawienie wiadomości, które zawiera takie kolumny jak:

• ID - identyfikator wiadomości nadany przez E-maillabs,

• Sprawa - odwołanie do sprawy w jakiej dana wiadomość została wysłana,

• Status - ostatni poglądowy zarejestrowany status wiadomości,

• List - odwołanie do listu, który jest związany z daną wiadomością (jeżeli wykryto),

• Liczba wpisów - licznik wskazujący ile zmian dziennika odnotowano dla danej wiadomości.

Hint

Jeżeli opcja “Zobacz dzienniki” jest niedostępna - skontaktuj się z operatorem monitoringu, aby uzyskać stosowne uprawnienia.

Po wybraniu identyfikatora wiadomości prezentowany są surowe dane odnoszące się do przebiegu doręczenia danej wiadomości stanowiące odpowiedź API. Te dane mogą kilkakrotnie ulegać zmianie, gdyż operator pocztowy w przypadku chwilowych trudności może ponowić wysyłkę w późniejszym terminie.

Hint

Jeżeli zamierzasz wykorzystać dane dziennika wiadomości do celów dowodowych np. w sądzie zwróć się do administratora systemu o sporządzenie indywidualnej opinii na temat przebiegu doręczenia konkretnej wiadomości.

Wiadomości mogą uzyskać następujący status:

• Odrzucony z powodu spamu - nie dostarczona, gdyż serwer odmówił przyjęcia wiadomości z powodu zakwalifikowania jej jako spam,

• Dostarczony - skutecznie dostarczona do serwera pocztowego adresata,

• Miękko odrzucony - odrzucona z przyczyn przejściowych np. przepełniona skrzynka, a system ponowi wysyłkę,

• Odroczone - odrzucona z przyczyn tymczasowych np. wykorzystania graylistingu,

• Porzucone - nie udało się doręczyć z powodu utrzymujących się problemów tymczasowych,

• Otwarte - uzyskano potwierdzenie poprawnego otwarcia wiadomości np. poprzez wczytanie niewidocznego obrazka z wiadomości,

• Twardo odrzucony - nie udało się doręczyć wiadomości z powodu permanentnych problemów np. skrzynka pocztowa nie istnieje, domena internetowa nie istnieje,

• Nieznany - nie udało się poprawnie wykryć stanu wiadomości.